Toernooidirecteur

Begin september 2009 heb ik namens BSG toegezegd een toernooi te organiseren uit de nieuw op te zetten SGS Grand Prix cyclus. BSG stopt veel tijd en energie in haar jeugdafdeling, maar had nog geen eigen jeugdtoernooi. Die moest er toch eens van komen. Hoewel ik niet betrokken ben bij de jeugd, heb ik als jeugdspeler natuurlijk veel ervaringen met het spelen van toernooien.
Hieronder beschrijf ik de organisatie van het toernooi vanuit mijn oogpunt.

De voorbereiding voor het toernooi moest ik bijna geheel in mijn eentje doen. Vanaf de zijlijn kreeg ik support van Ton Schillemans (SGS) en Pascal Losekoot (servicepunt). Aan Theo Slisser (jeugdleider BSG) rapporteerde ik de stand van zaken.

Voorbereiding

In de voorbereiding op het toernooi moesten een aantal zaken worden geregeld. Ik heb ze hieronder opgesomd.

Speeldag bepalen
De SGS had de organisatie van de touwtjes van de GP-cyclus aardig stevig in handen. De toernooiformule stond vast. Ik mocht kiezen uit maar vijf zaterdagen en vier zondagen. Overigens vielen alle zaterdagen samen met de KNSB competitie. Ik koos voor zondag 7 maart.

De accommodatie.
Het denksportcentrum was voor een deel afgehuurd en er moest daarom worden gezocht naar een andere locatie. Via Theo Slisser, die het scholenwereldje goed kent, zijn we binnengekomen bij het Goois Lyceum. We mochten de locatie gratis huren, de conciërge bleek het voor een kleinigheidje te willen doen. De belangrijkste afspraken met de school zijn een kleine twee maanden van tevoren gemaakt.
Van te voren nagedacht over gebruik van tweede zaal (aula). Die ruimte is ideaal voor opening en sluiting toernooi, maar realiseerde me dat het moeilijk is om alle kinderen op twee momenten in die zaal te krijgen.

Aankondiging
Drie weken van tevoren is de aankondiging gemaakt en op de SGS-site gezet en onder jeugdleiders verspreid. Helaas brak de voorjaarsvakantie net aan en konden veel kinderen op de Bussumse scholen niet ruim van te voren worden ingelicht. Dat deelnemers zich via de bekende website konden aanmelden scheelde ons veel werk.

Prijzen
De aankoop van bekers is wat aan de late kant gedaan. Gelukkig was de service van de internetsite Mila Sportprijzen zeer snel en vakkundig. Opmerkelijk punt van deze webwinkel zijn de verzendkosten. Bij 33 bekers zouden de verzendkosten bijna zeven euro lager liggen dan bij de eigenlijk gewenste 36 bekers. Ik koos daarom voor 33 bekers, goed voor 11 groepen.

Vrijwilligers
Ik heb had het geluk dat ik negen vrijwilligers wist te strikken. Te weten: 5 tafelleiders, iemand voor het indelingsprogramma, iemand voor de bar, een fotograaf en iemand die een simultaan wilde geven. Met allen de afspraak gemaakt om een kwartier voor het begin van het toernooi samen te komen en even wat door te spreken.

Inkopen
We moesten zelf de consumpties regelen. Met het inkopen rekening gehouden met de suggestie van Ton (geen broodjes, niet veel grote repen).
Ik kocht aan drinken in: 9 liter cola, 4.5 liter sinas, 2 liter dubbelfris en 2 liter ijsthee. Er was onbeperkt koffie en thee van de school.
Ik kocht aan eten in: 8 gevulde koeken, 8 appelboeken, 7 mars, 10 sultana, 6 fruitsultana, 6 krentenbollen, 10 witte bolletjes + beleg, 30 zakjes chips.
Alle consumpties zouden vanwege de eenvoud een halve euro kosten.

Speelmateriaal
Via de SGS en Baarnse SV konden we 40 spellen lenen plus 16 klokken. De rest kon worden opgevuld met materiaal van BSG.

Computers ed.
Ik nam twee laptops mee, twee personen zouden printers meenemen. De drivers van een van die printers had ik al op de laptops geïnstalleerd.
 
Ton stuurde het indelingsprogramma inclusief alle vooraf ingeschreven deelnemers. Met dit programma heb ik wel wat gespeeld, maar heb niet alle ins en outs kunnen leren. Op de dag zelf zou er niemand aanwezig zijn die wél ervaring had met het programma.

Vooraf dingen als inschrijflijsten, GP-standen, consumptielijst, groepscijfers, schaakopgaves uitgeprint.

Op de toernooidag
Op de toernooidag was ik twee uur voor het begin van het toernooi in Bussum. De conciërge was toen al in de school. Ik had te veel dingen voor mijzelf gepland in die twee uur voorbereiding. Stoelen en tafels klaarzetten, verplaatsen consumpties van denksportcentrum naar school, opzetten bar, installeren printer op laptop, tafelleiders instrueren, indeling maken, openingswoordje houden, aanspreekpunt zijn voor iedereen.

12.20 uur: Een aantal vrijwilligers zijn er al. De consumpties zijn naar de school verplaatst. Ter plekke een opstelling voor de verschillende groepen bedacht. Daarbij geen rekening gehouden met de tafelleiders die dicht bij al hun groepen willen zijn.

12.30 uur: De eerste deelnemers komen binnen. Snel twee mensen achter een inschrijftafel gezet. Korte instructie gegeven over inschrijfgeld. Het toernooi was al vol, zo spraken Pascal en ik de avond ervoor af. Niet gehad over aanmeldingen aan de zaal. Ondertussen bar klaargemaakt, groepscijfers opgehangen.

De materialen van Baarn+SGS waren gearriveerd. Er waren echter geen klokken meegenomen. Iemand de opdracht gegeven om materiaal van BSG te halen. Die kwam later terug omdat hij geen sleutel van de materiaalkast had.

Vervolgens geprobeerd de printer werkend te krijgen op mijn laptops. Dat lukte niet. Een andere laptop bijgehaald, daar werkte de printer. Maar op die laptop met Office 2007 werkte het indelingsprogramma niet.


Ik probeer de printer werkend te krijgen op een van de drie laptops

Daarom koos ik er maar voor om op een laptop het indelingsprogramma te draaien, zonder dingen uit te kunnen printen. Zes nieuwe namen toegevoegd (allemaal van een basisschool in Bussum). Ze kregen allemaal de startwaarde 350.
  
Het was ondertussen al 13.10 uur en de indeling werd gemaakt. Het programma gaf twaalf groepen, waarvan de hoogste groep met 7 man. De overige met 8. Ik wist niet hoe ik het aantal groepen naar 11 kon brengen en hoe ik in de hoogste groep weer vol kreeg (en in bijvoorbeeld groep 7 een speler te weinig neerzet). Sommige groepen hadden drie spelers van dezelfde club. Dat heb ik vanwege de tijdsdruk niet gecorrigeerd.
 
Toen ik het openingswoordje wilden houden realiseerde ik me dat daar eigenlijk geen goede plek voor was in de speelzaal. Daarom ben ik maar een beetje in het middel van de zaal gaan staan. Tijdens het openingswoordje de mensen welkom geheten, iets verteld over de spelregels, het aantal groepen en de bedenktijd. Vergeten te zeggen over arbitreren na 30 minuten, de schaakopgaves, de bar en de toiletten.
Vervolgens met laptop in de hand alle groepen langs gegaan.

Toen iedereen op een stoel is gaan zitten kwamen de tafelleiders een voor een bij de laptop langs om de deelnemers op een papiertje te schrijven en eerste ronde handmatig in te delen. Een van de beoogde tafelleiders kwam niet opdagen. Daarvoor in de plaats wilde een bevriende ouder wel helpen.

De groepen begonnen niet meteen synchroon. Groep 1 t/m 4 hadden als eerste hun indeling, maar bleven wachten totdat alle groepen er ook klaar voor waren. Ik was namelijk vergeten daarvoor een sein te gegeven. Gevolg is dat die groepen (die normaal al het langste spelen) later klaar waren dan de andere groepen.


Snel de namen overschrijven

Tijdens de eerste ronde wist Vincent Pandelaar de laptop aan te sluiten op de printer. Daarna kon ik de indelingen uitprinten. De printer printte geen kleuren uit. Bij de latere prints heb ik steeds handmatig moeten aanvinken dat er in grijswaardes moesten worden geprint.

Toen alle groepen aan de gang waren liep het lekker vlot. Ik printte een tijdschema uit voor ronde 3 t/m 7 en schrapte daarin de pauze om zo wat tijd in te halen. Mijn taak bestond de rest van de dag uit uitslagen invoeren en het aanspreekpunt te zijn. Iedere even ronde printte ik de tussenstanden van de groepen uit.


De uitslagen invoeren

Rond een uurtje of vier was de zoninval het grootst en was het ook wel een beetje benauwd in de speelzaal. Er was echter geen manier om een deur open te zetten of het licht te dimmen met gordijnen.

De bar liep eerst wat stroef, maar uiteindelijk was bijna alles op. Een klein laagje cola en driekwart pak ijsthee bleven over. Vooral het eten ging snel. Er was meer behoefte aan broodjes en marssen dan gedacht. De gevulde koeken en de chips liepen ook als een dolle. Daarnaast werd er vaak gebruik gemaakt van de halflege fris- en snoep-automaat.

Voor het begin van ronde 7 liet ik de tafelleiders de stand opnoemen en deed ik nog een kort woordje waarin ik de kloksimultaan aankondigde en dat daarna de prijsuitreiking zou zijn. Veel kinderen wilden op het laatste moment de opgaves inleveren. Jesper de Groote had de opgaves nagekeken.

Toen ik dacht dat iedereen klaar was wilde ik het woord weer nemen, maar toen bleek tot tweemaal toe nog een partij bezig te zijn. Daarna heb ik drie prijswinnaars laten trekken en de nummer 1 en 2 van groep 12 uitgenodigd voor de simultaan.


De simultaangever aankondigen

Tijdens de simultaan (5 minuten per persoon) werden de laatste uitslagen ingevuld en de standen uitgeprint. De bekers werden klaargezet.

De prijsuitreiking liep lekker snel. Vooral veel bekers en weinig poespas. Voor groep 12 had ik nog geen prijzen. Die moesten worden nabesteld. Bij het uitspreken van de namen maakte ik regelmatig fouten, iets waar ik vroeger zelf toch wel een beetje een hekel aan had. De grote groep kinderen stonden op nog geen twintig centimeter bij me vandaan. Het is dan ook goed dat Pascal even de kinderen iets naar achteren wist te krijgen. Dit, en de lichtinval, maakte het niet ideaal voor foto’s.
Ik vergat alle vrijwilligers en de school te bedanken tijdens de prijsuitreiking.


De prijsuitreiking

Toen alle deelnemers weg waren hebben we lekker opgeruimd en de vrijwilligers bedankt. ’s Avonds had ik nog een vergadering over het Pinkstertoernooi ;-)

Financiën

Omdat de conciërge uiteindelijk toch meer wilde dan eerder aangegeven is dat bedrag opgehoogd. De winst wordt ingezet voor een leuk (jeugd)-evenement bij BSG.

Inkomsten

 

Inschrijfgelden:

€ 295

Verkoop consumpties:

€ 120,50

Totaal:

€ 415,50

 

 

Uitgaven

 

Aankoop bekers:

€ 193,20

Aankoop consumpties:

€ 46,01

Accommodatie:

€ 91,19

Totaal

€ 330,40

 

 

Winst:

€ 85,10

 

Verbeterpunten:

Indelingsprogramma:

  • Werkend krijgen onder Office 2007
  • Geen kleuren op de pagina voor zwart-wit printers die weigeren kleur-delen te printen.
  • Aparte button voor printen alle groepen
  • Overzicht welke rondes van welke groepen nog niet zijn ingevuld
  • Meer opties na maken indeling: 7 personen in groep 7 ipv groep 1, automatisch verplaatsen deelnemers bij meer dan 2 van zelfde club in een groep, instellen aantal groepen.
  • Exporteren indelingen naar word/pdf-document, zodat printen via andere computer kan.
  • Waarschuwing bij sluiten programma
  • Herkennen club buiten SGS.

Organisatorisch:

  • Eerder prijzen bestellen
  • Meer inkopen, desnoods hogere verkoopprijs
  • Zelf bezighouden met 1 of 2 taken in de voorbereiding op de toernooidag
  • Vrijwilligers van te voren goed instrueren
  • Ruim van te voren computer+laptop aansluiten
  • Tijdens opening en sluiting meer oog hebben voor niet-schaakdetails: toiletten, bar, schaakopgaves, tafelleiders.
  • Rekening houden met lichtinval en benauwdheid.

     

Recent articles